Guide pratique • Gestion immobilière
Un mandat clair. Un entretien plus facile à suivre.
Découvrir l’article
Le contexte
Pour confier l’entretien d’un immeuble, commencez par définir les espaces, les tâches, leur fréquence et les preuves de réalisation attendues. Vous pourrez ensuite comparer les soumissions sur une même base et organiser le suivi avec votre fournisseur.
Ce guide s’adresse aux gestionnaires immobiliers, aux gestionnaires d’installations et aux responsables des achats qui coordonnent l’entretien ménager commercial, la conciergerie et la maintenance.
Quels services peut-on regrouper?
L’entretien ménager commercial concerne la propreté des lieux. Un mandat de conciergerie peut aussi inclure des tâches quotidiennes liées au fonctionnement de l’immeuble, selon l’entente. La maintenance, les réparations et les remises en état doivent être décrites séparément pour préciser les responsabilités.
Chez Push Push Services, ces besoins peuvent être coordonnés par un seul interlocuteur. Le mandat peut réunir des services récurrents et des interventions ponctuelles; les travaux retenus, leur faisabilité et la disponibilité des équipes sont confirmés pour chaque site.
Que mettre dans une demande de soumission?
Transmettez les mêmes renseignements à chaque fournisseur pour obtenir des propositions comparables. Pour plusieurs immeubles, préparez une fiche par site.
Le type d’immeuble, sa ville, les espaces concernés et leur superficie approximative, si elle est connue.
Les tâches par zone et leur fréquence : quotidienne, hebdomadaire, saisonnière ou ponctuelle.
Les heures d’occupation, les plages de travail et les consignes d’accès, sans transmettre de codes dans le formulaire.
Les produits, équipements et consommables à fournir, ainsi que les travaux à chiffrer séparément.
La date de début souhaitée, les priorités, le budget indicatif et la personne responsable des approbations.
Comment comparer les offres au-delà du prix?
Une soumission moins élevée peut couvrir moins de passages, de surfaces ou de tâches. Vérifiez d’abord que les inclusions et exclusions correspondent au même besoin.
Demandez à chaque fournisseur de préciser les modalités de remplacement d’un intervenant, le traitement des demandes supplémentaires, les documents exigés par vos achats et le suivi prévu lorsqu’une tâche reste à terminer. Faites préciser les conditions d’ajustement du prix et les modalités de l’entente avant de décider.
Comment savoir ce qui a été fait?
Convenez des informations nécessaires à votre suivi : tâches effectuées, liste de vérification, photos pertinentes et points nécessitant une décision. Définissez aussi les destinataires des rapports et la façon de signaler une anomalie.
Nos équipes utilisent l’application Push Push Services pour consigner le travail. Les rapports sont envoyés automatiquement par courriel. Les clients n’ont pas accès à l’application pour le moment : vous pouvez consulter les comptes rendus et les transmettre à vos collègues depuis votre messagerie.
Comment gérer les demandes imprévues?
Une remise en état de logement, un lavage de stationnement ou une réparation ne doit pas se confondre avec une tâche déjà comprise au contrat. Précisez qui peut demander l’intervention et qui doit approuver le travail et son coût.
Nous voulons être le bras droit de votre équipe : un interlocuteur à qui expliquer le besoin, puis une portée et des prochaines étapes à convenir. Certains travaux nécessitent une évaluation ou des intervenants spécialisés; la prise en charge se confirme avant l’intervention.
Des exemples tirés de nos mandats
Chez Brandt à Brossard, nous assurons l’entretien ménager commercial quotidien et la maintenance. Chez Oldcastle à Candiac, ces services s’ajoutent à des projets ponctuels, dont la remise en état du plancher du laboratoire de contrôle qualité.
Notre travail pour CAPREIT comprend notamment la conciergerie quotidienne, le lavage de stationnements, le nettoyage de tapis, la remise en état de logements, l’entretien et les réparations. Ces exemples illustrent la diversité des besoins; le contenu de votre entente est défini pour vos immeubles.
Votre prochaine étape
Préparez votre liste d’espaces, de tâches et de priorités. Indiquez-nous les immeubles concernés et le suivi dont votre équipe a besoin. Nous pourrons évaluer avec vous un programme récurrent, un mandat ponctuel ou une combinaison des deux.
Et pour votre immeuble?